Gegevens vastleggen

Wanneer je contact met ons hebt, leggen wij de door jou opgegeven persoonlijke informatie vast. Het kan hier gaan om telefonisch contact of per mail, en ook wanneer je het contactformulier op onze website invult of aangeeft de nieuwsbrief te willen ontvangen. Daarnaast leggen we ook gegevens vast wanneer je doneert of aangeeft een donatie te willen doen.

Naast online contact kan het ook voorkomen dat je ons op straat, op evenementen of aan de voordeur treft. Wanneer je besluit donateur te worden of wanneer je besluit in contact te blijven met ons dan worden de door jou opgegeven gegevens ook vastgelegd.

De persoonsgegevens die worden vastgelegd zijn:

• Voorletters, voor- en achternaam
• Persoonscode (unieke code die wij toekennen aan iedereen die in onze database staat)
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• IBAN
• Frequentie en hoogte bedrag van jouw machtiging
• Contactmomenten (zoals e-mails, telefoongesprekken en ingevulde formulieren, inclusief je voorkeuren voor contact)

Wij verwerken jouw gegevens voor

• Het verwerken van donatie(s) in onze donateursadministratie. Daarnaast beheren we onze financiële administratie, zodat we kunnen voldoen aan fiscale wetgeving.
• Zodat we je (mits toegestaan) telefonisch of via de e-mail kunnen informeren over proefdiervrije projecten waarin wij investeren. Hierbij vragen we zo nu en dan om een donatie. Zo maken we samen proefdiervrij onderzoek mogelijk.
• Het vastleggen met welke campagnes (emailmarketing, telemarketing en post) we jou wel en niet mogen benaderen.
• Het vastleggen van onze contactmomenten; denk bijvoorbeeld aan het tekenen van een petitie.
• Het uitvoeren van analyses en marktonderzoek (dit met minimale impact op de privacy), zodat we onze dienstverlening kunnen afstemmen op de behoeften van onze donateurs.
• Bijhouden van websitestatistieken
• Het kunnen faciliteren van het delen van onze boodschap via social media
• Het in behandeling nemen en afhandelen van klachten.
• Voor het uitvoeren van controles of het verbeteren van de dienstverlening

Grondslagen voor verwerking

Er zijn een aantal zogenaamde grondslagen (geldige redenen) waarop wij jouw gegevens mogen verwerken. Hieronder hebben we de grondslagen uitgelegd.

• Je hebt toestemming gegeven voor het gebruik van jouw gegevens. De gegevens die wij verwerken verstrek je zelf door bijvoorbeeld een donatieformulier in te vullen, je aan te melden voor de nieuwsbrief of het ondertekenen van een petitie.
• De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. Hiermee wordt bijvoorbeeld bedoeld; je hebt een machtiging afgegeven en deze gegevens worden verwerkt, zodat de incasso kan plaatsvinden.
• De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan de wettelijke bewaartermijn van financiële gegevens voor de belastingdienst.
• Daarnaast gebruiken we jouw gegevens ook om de effectiviteit van onze dienstverlening te verbeteren door middel van statistische analyses.

Als laatste verwerken we persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat iemand gegevens mag gebruiken, zolang je daar een goede reden voor hebt en het eerlijk en redelijk blijft voor die persoon.

Dit doen we om een duurzame relatie op te bouwen. We willen dat de nieuwe (fondsenwervende) campagnes die wij aanbieden, zo goed mogelijk bij jou passen. In die gevallen maken we steeds een zorgvuldige afweging tussen ons belang en jouw privacy. Daarbij zorgen we ervoor dat de impact op jouw privacy beperkt blijft en dat je altijd bezwaar kunt maken.

Wil je niet dat we jouw gegevens hiervoor gebruiken? Onder het kopje ‘Recht van bezwaar’ lees je hoe je bezwaar kunt maken.

Stichting Proefdiervrij is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Gegevens beveiligen

Wij dragen op twee manieren zorg voor het beveiligen van jouw gegevens.

• Ten eerste hebben we onze database (het systeem waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen) en de server goed beveiligd.
• Ten tweede hebben alleen medewerkers die vanuit hun functie bevoegd zijn tot het verwerken van persoonsgegevens toegang tot de database.

Op deze manier waarborgen wij de veiligheid van jouw gegevens.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

Stop je met doneren en heb je geen toestemming gegeven om contact met je te houden? Dan benaderen wij je na 36 maanden niet meer. We bewaren je gegevens in dat geval nog maximaal 5 jaar na je laatste donatie.

Heb je wel toestemming gegeven om contact met je te houden (bijvoorbeeld via e-mail)? Dan mogen we je in die periode blijven benaderen.

Wanneer we jouw gegevens niet meer nodig hebben, verwijderen of anonimiseren we deze.

Donatiegegevens (zoals bedrag, termijn en duur) gebruiken we daarna alleen nog in geanonimiseerde vorm voor analyses.

Recht op inzage, correctie, en verwijdering

Als er persoonsgegevens van jou bij ons bekend zijn dan heb je verschillende rechten namelijk; recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens.

• Inzage: Je hebt het recht op inzage van je persoonlijke gegevens. Op deze manier kun je controleren welke gegevens wij hebben opgeslagen.
• Correctie: Je kunt ons vragen om jouw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.
• Verwijdering: Je kunt ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Dit kan als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor ze verwerkt zijn. Bijvoorbeeld het incasseren van een donatie.

Je kunt gebruik maken van deze rechten, door contact met ons op te nemen via telefoon, e-mail of post.

Wij zullen binnen vier weken op je verzoek reageren. Het kan zijn dat wij een verzoek afwijzen. Een afwijzing wordt altijd schriftelijk toegelicht. Wij wijzen alleen een verzoek af als dit noodzakelijk is. Bijvoorbeeld: wanneer wij de identiteit niet vast kunnen stellen. Je vindt onze contactgegevens onder het kopje ‘Recht van bezwaar’

Informatie overdragen

Je kunt ons opdracht geven om persoonsgegevens, die verwerkt zijn op basis van jouw toestemming of ter uitvoering van de overeenkomst, door te sturen naar een andere organisatie of stichting. Je kunt dan bij ons een bewerkbare uitdraai van jouw gegevens opvragen. Dit heet: het recht op dataportabiliteit.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar betekent dat je je kunt verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor communicatie- of fondsenwervingsactiviteiten.

Neem dan contact met ons op (per mail, post of telefonisch):

Stichting Proefdiervrij
Groot Hertoginnelaan 201
2517 ES Den Haag
070 – 306 24 68 (ma t/m vrij van 9.00 tot 17.00 uur)
Info@proefdiervrij.nl

Terugtrekken van toestemming

Heb jij ergens toestemming voor gegeven, maar wil je dit toch liever terugtrekken? Geen probleem. Hieronder lees je per onderdeel hoe jij je toestemming kunt aanpassen.

E-mail

Wanneer je voor de emailnieuwsbrief toestemming (een opt-in) hebt gegeven, word je maximaal 3x per maand per mail op de hoogte gehouden over onze activiteiten. Mocht je deze e-mails niet meer willen ontvangen dan kan je je boven- of onderaan de mail afmelden via de afmeldlink. Ook kan je ons hierover altijd per telefoon, e-mail of social media bereiken.

Bellen

Wil je niet meer gebeld worden? Wij kunnen in onze database een blokkade plaatsen voor telemarketing. Bel of mail ons en wij voegen de blokkade om je te bellen toe.

Post

Per jaar versturen wij minimaal: 2 magazines, een verzoek tot een jaarbijdrage en vier giftverzoeken. Wil je één van deze poststukken niet meer ontvangen? Ook hiervoor kunnen wij een blokkade in onze database plaatsen. Bel of mail ons en wij zullen de toestemming aanpassen.

Cookiebeleid

Op onze website maken we gebruik van cookies en vergelijkbare technieken (scripts). Dit doen we om de website goed te laten werken, inzicht te krijgen in het gebruik van de website en onze communicatie te verbeteren.

We gebruiken bijvoorbeeld cookies voor:

• het meten van websitebezoek en gedrag (zoals via analytics-tools)
• het laten zien van relevante content en campagnes
• het mogelijk maken van social media functionaliteiten

Voor het plaatsen van bepaalde cookies vragen we vooraf jouw toestemming. Wil je precies weten welke cookies we gebruiken en hoe je je voorkeuren kunt aanpassen? Bekijk dan ons cookiebeleid via deze link.

Klacht indienen

Het is altijd mogelijk om een klacht in te dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Dit kan rechtstreeks bij ons of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens die je deelt met campagnes

Bij campagnes, zoals het tekenen van een petitie, vragen we soms om persoonsgegevens zoals je naam, e-mailadres of telefoonnummer. We gaan daar zorgvuldig mee om en gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn voor dat specifieke doel.

Samenwerking met derden

Wij werken samen met diverse organisaties, zoals direct mail-partners en online marketingbureaus, om onze dienstverlening optimaal te laten functioneren. Het kan voorkomen dat zij in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Ook hierbij is dit privacy statement altijd leidend.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Daarin leggen we vast dat zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan, deze goed beveiligen en alleen gebruiken voor de afgesproken doeleinden. Hierin staat onder andere dat alle gegevens en informatie geheim gehouden moeten worden (en voor hoe lang), de gegevens beveiligd moeten zijn en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij blijven altijd verantwoordelijk voor jouw gegevens. We verstrekken jouw gegevens niet aan andere partijen zonder jouw toestemming.

Gebruik van adresgegevens via externe adressenbestanden

Voor het versturen van post (zoals magazines en fondsenwervende campagnes) maken wij bij bepaalde campagnes gebruik van adresbestanden die wij inkopen bij externe partijen. Dit doen we om mensen te bereiken die mogelijk geïnteresseerd zijn in ons werk.

Dit betekent dat wij jouw naam- en adresgegevens kunnen ontvangen via een zorgvuldig geselecteerde partner, zoals een databureau. Wij gebruiken deze gegevens alleen om je eenmalig of beperkt per post te benaderen over ons werk en de mogelijkheid om bij te dragen.

Reageer je niet, dan verwijderen wij jouw gegevens na 6 maanden uit onze systemen.

Wil je geen post van ons ontvangen? Dan kun je je bij ons afmelden voor post. We bewaren je gegevens in dat geval wel, zodat we je in de toekomst niet opnieuw benaderen. Deze afmelding geldt alleen voor post en is geen volledige verwijdering van je gegevens.

Daarnaast kun je je inschrijven bij het Postfilter (www.postfilter.nl) om ongeadresseerde en/of geadresseerde reclamepost te beperken.

Persoonsgegevens buiten de EU

Wij hebben ook met onze verwerkers de afspraak dat er geen persoonsgegevens buiten de EU verwerkt mogen worden.

Gebruik van AI (kunstmatige intelligentie)

Wij maken in ons werk soms gebruik van AI (kunstmatige intelligentie), bijvoorbeeld om communicatie te verbeteren of processen beter en efficiënter in te richten.

Ook daar gaan we ook altijd zorgvuldig om met persoonsgegevens. We gebruiken geen gegevens die direct naar jou als persoon zijn te herleiden in AI-tools. Ook bij samenwerking met externe partijen letten we hier scherp op en maken we duidelijke afspraken over het gebruik van data.

Bij de inzet van AI (en andere technologie) kijken we trouwens niet alleen naar wat er technisch gezien kan, maar ook altijd naar wat verantwoord is. We maken bewuste keuzes die passen bij onze missie en houden rekening met privacy, ethiek en duurzaamheid. Om dat goed en zorgvuldig te blijven doen, trainen we onze medewerkers in het verantwoord gebruik van AI en andere nieuwe technologische ontwikkelingen.

Wijzigingen

Stichting Proefdiervrij behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom met enige regelmaat deze pagina voor de laatste versie. Op deze verklaring is het Nederlands recht van toepassing. Websites, buiten die van ons, waarnaar gelinkt wordt hebben een andere privacyverklaring.